“No me da la vida”. “No llego a todo”. “No tengo tiempo”,

…son frases que a todos nos suenan y hemos escuchado, incluso pronunciado más de una vez. Hace algunos años mi día a día en el estudio consistía en apagar fuegos e ir corriendo de un lado a otro. Estar disponible 24/7 significaba para mí ser profesional (nada más lejos de la realidad, si el tiempo dedicado no es de calidad).

Solía tener la sensación de que las cosas “urgentes”, imprevistos o cualquier pequeña tarea que iba surgiendo, me quitaban mucho más tiempo y energía de la prevista, y se me hacía complicado planificar a largo plazo, manteniendo la visión global del estudio.

Ser consciente de que el tiempo no se puede estirar y que parte de éste me gusta dedicarlo a mi familia, amigos y a mí misma a nivel personal, me ayudó a poner el foco en aumentar mi productividad. Dejar tiempo para nutrirme de mi entorno, también potencia mi creatividad y mejora la relación con mi equipo y mis clientes.

Me gustaría compartirte algunos de los consejos que alguna vez me dieron y las rutinas que yo aplico cada día. De alguna forma esta experiencia me ha ayudado a mejorar mi productividad, además de aprender a organizar el estudio de una manera eficiente y dentro de un entorno más saludable.

1.     Correo, móvil y app de tareas (Trello): Al comenzar el día, revisa tus 3 herramientas de organización y quítate de encima aquellas tareas que conlleven menos de 5 minutos.

2.     Planifica: Organiza el día, la semana y el mes, estableciendo objetivos a corto, medio y largo plazo. Contrástalo con tu equipo/coach para ver el nivel de realismo del plan.

3.     Desarrolla procedimientos que te lleven a un fin concreto: Establecer procesos de trabajo es clave para simplificar y automatizar los pasos de una tarea. Esto nos ayudará a ahorrar tiempo, evitar imprevistos, concluir tareas y trabajar mejor en equipo.

4.     Automatiza: Hay muchas tareas que pueden automatizarse (guardados de archivos, correos de seguimiento, etc). Identifica las tuyas propias y trata de reducir cada vez más el tiempo que dedicas a cada una.

5.     Agenda digital: Anotar todas las citas nos ayuda a planificar mejor los tiempos para cada reunión y las tareas necesarias previas a esas citas. Truco: déjate media hora más de lo que planifiques para la cita o reunión, por posibles imprevistos.

6.     Delega: No siempre es fácil, y menos con un perfil exigente, lo sé. Aun así, es importante delegar tareas, crear equipo y liderar sin asfixiar. Cada miembro debe tener su propio espacio propositivo, de crecimiento y mejora, al mismo tiempo que conserva su propio estilo.

7.     Disfruta lo que haces: Cada mañana me pregunto ¿haces lo que quieres hacer? ¿estás donde quieres estar? ¿te acompañan personas que te aportan y hacen crecer? La respuesta tiene que ser sí. Si no lo es, toca evolucionar.

8.     Encuentra tu propio ritmo: el que se adapte a tu trabajo y personalidad y, aunque no todo el trabajo sea siempre divertido, intenta aproximarte a él de una forma creativa.

9.     Descansa y desconecta: No sirve de nada tener un sistema de organización funcionando perfectamente si te falta la energía y atención para enfrentarte a tus tareas. Descansar es una OBLIGACIÓN si quieres mejorar tu productividad, dar un buen servicio profesional y liderar tu equipo o tu proyecto.

Todos los inicios de año, uno de mis propósitos más recurrentes es poder disfrutar de más tiempo para mí. Tener tiempo para no ser “productiva”, o serlo en otro sentido: haciendo deporte, viajando, disfrutando de mi familia y amigos, haciendo cerámica… En mi caso el ser más organizada y aplicarlo en el estudio me ha ayudado a ganarle ese tiempo al tiempo. Ojalá cada día pueda ganarle más.

Y es que el tiempo es el tesoro más preciado, necesario para vivir, sentir y disfrutar de los tuyos.

Ah! Y no te voy a engañar, sigo apagando fuegos cada día, pero entendiendo que forma parte de nuestro trabajo, y que somos profesionales cuando le dedicamos a cada cosa el tiempo que necesita, sin prisa. Despacito y buena letra, me decían.

Espero que mi propia experiencia pueda servirte. Si quieres conocer más sobre este tema, déjanos un comentario, te responderé encantada.

Un fuerte abrazo,

Cristina