Organízate con eficacia
ALGUNOS CONSEJOS QUE A MÍ ME HAN FUNCIONADO
“No me da la vida”. “No llego a todo”. “No tengo tiempo”,
…son frases que a todos nos suenan y hemos escuchado, incluso pronunciado más de una vez. Hace algunos años mi día a día en el estudio consistía en apagar fuegos e ir corriendo de un lado a otro. Estar disponible 24/7 significaba para mí ser profesional (nada más lejos de la realidad, si el tiempo dedicado no es de calidad).
Solía tener la sensación de que las cosas “urgentes”, imprevistos o cualquier pequeña tarea que iba surgiendo, me quitaban mucho más tiempo y energía de la prevista, y se me hacía complicado planificar a largo plazo, manteniendo la visión global del estudio.
Ser consciente de que el tiempo no se puede estirar y que parte de éste me gusta dedicarlo a mi familia, amigos y a mí misma a nivel personal, me ayudó a poner el foco en aumentar mi productividad. Dejar tiempo para nutrirme de mi entorno, también potencia mi creatividad y mejora la relación con mi equipo y mis clientes.
Me gustaría compartirte algunos de los consejos que alguna vez me dieron y las rutinas que yo aplico cada día. De alguna forma esta experiencia me ha ayudado a mejorar mi productividad, además de aprender a organizar el estudio de una manera eficiente y dentro de un entorno más saludable.
1. Correo, móvil y app de tareas (Trello): Al comenzar el día, revisa tus 3 herramientas de organización y quítate de encima aquellas tareas que conlleven menos de 5 minutos.
2. Planifica: Organiza el día, la semana y el mes, estableciendo objetivos a corto, medio y largo plazo. Contrástalo con tu equipo/coach para ver el nivel de realismo del plan.
3. Desarrolla procedimientos que te lleven a un fin concreto: Establecer procesos de trabajo es clave para simplificar y automatizar los pasos de una tarea. Esto nos ayudará a ahorrar tiempo, evitar imprevistos, concluir tareas y trabajar mejor en equipo.
4. Automatiza: Hay muchas tareas que pueden automatizarse (guardados de archivos, correos de seguimiento, etc). Identifica las tuyas propias y trata de reducir cada vez más el tiempo que dedicas a cada una.
5. Agenda digital: Anotar todas las citas nos ayuda a planificar mejor los tiempos para cada reunión y las tareas necesarias previas a esas citas. Truco: déjate media hora más de lo que planifiques para la cita o reunión, por posibles imprevistos.
6. Delega: No siempre es fácil, y menos con un perfil exigente, lo sé. Aun así, es importante delegar tareas, crear equipo y liderar sin asfixiar. Cada miembro debe tener su propio espacio propositivo, de crecimiento y mejora, al mismo tiempo que conserva su propio estilo.
7. Disfruta lo que haces: Cada mañana me pregunto ¿haces lo que quieres hacer? ¿estás donde quieres estar? ¿te acompañan personas que te aportan y hacen crecer? La respuesta tiene que ser sí. Si no lo es, toca evolucionar.
8. Encuentra tu propio ritmo: el que se adapte a tu trabajo y personalidad y, aunque no todo el trabajo sea siempre divertido, intenta aproximarte a él de una forma creativa.
9. Descansa y desconecta: No sirve de nada tener un sistema de organización funcionando perfectamente si te falta la energía y atención para enfrentarte a tus tareas. Descansar es una OBLIGACIÓN si quieres mejorar tu productividad, dar un buen servicio profesional y liderar tu equipo o tu proyecto.
Todos los inicios de año, uno de mis propósitos más recurrentes es poder disfrutar de más tiempo para mí. Tener tiempo para no ser “productiva”, o serlo en otro sentido: haciendo deporte, viajando, disfrutando de mi familia y amigos, haciendo cerámica… En mi caso el ser más organizada y aplicarlo en el estudio me ha ayudado a ganarle ese tiempo al tiempo. Ojalá cada día pueda ganarle más.
Y es que el tiempo es el tesoro más preciado, necesario para vivir, sentir y disfrutar de los tuyos.
Ah! Y no te voy a engañar, sigo apagando fuegos cada día, pero entendiendo que forma parte de nuestro trabajo, y que somos profesionales cuando le dedicamos a cada cosa el tiempo que necesita, sin prisa. Despacito y buena letra, me decían.
Espero que mi propia experiencia pueda servirte. Si quieres conocer más sobre este tema, déjanos un comentario, te responderé encantada.
Un fuerte abrazo,
Cristina
Conoce Estudio Crearte